Una de las tantas tantas actividades que tienen los “godinez” es la de realizar diferentes tipos de juntas o reuniones, ya sea para ver el avance de un proyecto, ajustar metas o dar un informe a todos los involucrados en el mismo. 

En cualquier empresa o compañía  el tiempo es uno de los recursos más valiosos, a menudo los dirigentes o puestos gerenciales se ven obligados a realizar juntas. Una junta mal gestionada se puede convertir en una de las mayores pérdidas de tiempo y productividad, así como  generar contratiempos o confusiones en el proyecto, maximizar y mejorar la eficiencia de las reuniones es un factor importante  a tener en cuenta para la productividad de los equipos.

 

Hacer que las reuniones de trabajo sean más eficientes aporta un gran valor a las organizaciones, las impulsa a trabajar de forma más creativa e innovadora y son fuente de motivación para construir equipos de alto desempeño.   

De acuerdo a una publicación de Harvard Business Review, más del 15% del tiempo de las horas de trabajo se invierte en reuniones, es por eso que esta actividad es vital para los “godinez”. 

A continuación te damos algunos consejos clave para optimizar mejor las reuniones de trabajo: 

• Definir bien el tipo de reunión: Antes de convocar una reunión analiza qué tipo de reunión es la más adecuada para la consecución del objetivo, algunos tipos de reuniones son: informativas, reunión de análisis, toma de decisiones y reuniones organizativas. 
• Definir la intención de la reunión y los objetivos: El primer paso antes de convocar una reunión es fijar objetivos, toda reunión debe tener una intención principal que sirva de guía y ayude a mantener el foco de los integrantes. Algunos objetivos son: específicos, medibles, alcanzables, relevantes. 
• Convocatoria de la reunión: Se debe de diseñar un documento que refleje toda la información que sea fundamental para los asistentes, ahí se incluye orden del día, horario, asistentes, aclaraciones previas.
• Asistentes a la reunión:  Una buena parte de la calidad, éxito y fracaso de la reunión, es determinada por los asistentes de la misma, se tiene que incluir a los elementos que aporten a la reunión y a los objetivos, una reunión con todos los integrantes, tendrá que ser general, si es específica puede llegar a generar molestia entre la parte del equipo que no sea de esa área o sea su objetivo.  
• Logística: Es de gran importancia asegurarse que se cuenta con toda la infraestructura necesaria para la reunión como: materiales, horario y desarrollo. 
•  Seguimiento: Después de cada reunión es recomendable dar un seguimiento para garantizar que todos los integrantes cumplan con sus tareas y responsabilidades definidas. 

Una buena reunión de trabajo puede garantizar el éxito de un proyecto y aunque parezca lo más normal del mundo realizar una buena reunión de trabajo no siempre es tan sencillo como parece, esperamos que los puntos anteriores puedas organizar con éxito una buena reunión y así poder optimizar ese proyecto. 

 

Fuentes: Líder exponencia, TIc y Formación

@AgendaGodinez