Todos los días tenemos juntas, que si junta con ventas, que si junta con el jefe, o junta con los compañeros, y al final del día nos damos cuenta que perdimos mucho tiempo entre reunión y reunión; es por eso que es importante que las juntas estén bien delimitadas en cuanto a tiempo, temas, participantes y acciones a tomar; para eso te recomendamos llevar una minuta, ésta te ayudará a llevar un control de los temas de los que se hablan, las opiniones de cada participante, es útil para dar a conocer los compromisos de cada área, respecto a una tarea u objetivo específico.
A los Godínez mexicanos nos gusta discutir, y salirnos del tema por el que habíamos empezado a dar nuestra opinión; aprovechamos las juntas como una buena ocasión para ponernos a platicar con el amigo del otro departamento; también creemos que es un buen momento para hablar con otros compañeros acerca de temas que no vienen al caso, esto provoca una pérdida de tiempo, es por eso que una minuta nos ayudará a reducir la duración de cada junta, nos indicará exactamente los puntos que se van a tratar, se anotarán las acciones que se llevarán a cabo, y que ayudarán en la siguiente junta.
Para hacer una minuta no es necesario ser un experto, pero te ayudamos a ver algunas cosas que son importantes al realizarla.
Al tratarse de un documento oficial, debemos darle un formato con los elementos que lo identifiquen como tal, por ello es básico que contenga:
- El nombre de la empresa y el tipo de reunión, esto es, si se trata de una junta semanal, mensual o si es especial para abordar un objetivo en particular.
- Un título que identifique el tema principal a tratar; también anota la hora, el lugar y la fecha de la reunión.
- La lista de los participantes en la reunión; para ello puedes armar un listado de asistencia (haciendo la observación de los ausentes en caso de ser necesario), que deberás archivar junto con la minuta de la reunión.
- Una agenda, la cual se trabaja con anticipación y puedes anexar al documento final.
La minuta debe estar conformada por cada tema tratado, las conclusiones al respecto, los acuerdos tomados, las actividades a realizar, las personas responsables de darles seguimiento o de su realización, el estado actual de las actividades, el porcentaje de cumplimiento de cada actividad y cualquier otro punto importante en cada tema, de tal manera que todas las personas involucradas puedan conocer la situación, aún sin haber participado en la reunión. Tampoco se trata de anotar toda la junta, es cuestión de hacer un resumen de todo lo que acontece.
En este enlace puedes encontrar un ejemplo de cómo podría lucir la minuta.
Antes de terminar la reunión, es importante que la persona que convocó a la junta lea en voz alta la minuta, para que todos conozcan su contenido y, si es necesario, sea firmada por los miembros involucrados como una forma de estar de acuerdo y comprometidos con lo que ahí se anotó.
La persona responsable de realizar la minuta no debe ser quien dirige la junta, y se debe de tratar que no sea alguno de los participantes principales, ya que esto podría prestarse a malos entendidos y retrasos que no queremos, es por eso que generalmente se realiza por el Godínez auxiliar administrativo del área.
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