¿Las reuniones virtuales en exceso afectan nuestra productividad?

Seguro has sentido que de pronto tienes mucho trabajo encima y que no hay forma de terminarlo a tiempo si no lo haces a velocidad Dios, y a si a eso le sumamos que tienes un montón de reuniones virtuales en el día, seguro que terminas con los nervios de punta y con tu nivel de estrés por los cielos.

No te preocupes, a todos nos ha sucedido, somos mortales y a veces el tiempo nomás no rinde, pero… ¿te has preguntado si lo que afecta tu rendimiento son, precisamente, esas reuniones virtuales? Pues no pienses más, godilector, aquí te contaremos cómo es que las reuniones virtuales en exceso podrían ser un factor que afecte nuestro rendimiento.

Existen en la actualidad diversas herramientas que pueden hacer más sencillo el hacer un anuncio, o simplemente comunicar algo que podría tomar menos 10 minutos y por lo cual no se ameritaría una junta virtual.

Por ejemplo, algo con lo que podría sustituirse una junta virtual, podría ser enviar un e-mail, un simple correo electrónico podría solucionarnos muchas cosas, sin embargo, no muchas veces se siguen estos consejos, que aunque parezcan pequeños, son muy efectivos si de aumentar la productividad o no entorpecerla se trata.

Y no es que se diga que las juntas virtuales pueden entorpecer el trabajo, sino que hay de hecho un estudio que lo asegura. El estudio lo llevó a cabo la empresa Doodle y señala que 69% de mil trabajadores remotos dijeron que el número de sus reuniones virtuales aumentó desde el comienzo de la pandemia. De ese número, 56% aseguró que el aumento de las reuniones afecta su rendimiento. Aunque se halla acortado el tiempo de duración de las reuniones, éstas se multiplicaron, lo que supone un cambio no muy grande para la vida laboral de los empleados, en relación con su rendimiento en la cotidianeidad.

Además de este estudio, el diario The Wall Street Journal realizó un sondeo acerca de las nuevas tecnologías utilizadas durante la pandemia, esto en la modalidad remota, y los resultados posicionaron como la peor de las tecnologías a las plataformas de videoconferencias, ello en relación directa con el impacto en la productividad.

El problema con las reuniones virtuales es que no siempre se delimita bien el objetivo de la misma, o no siempre se tiene una participación activa, por ejemplo, si se trata de una lluvia de ideas, por lo cual no tiene mucho sentido el realizar una reunión virtual. Por eso usualmente se entiende a las juntas como una pérdida de tiempo, pero no tiene por qué ser así en todos los casos, ni en todo punto, puede haber excepciones, siempre y cuando se sigan ciertos pasos de orden logístico.

Uno de los pasos a seguir si se quiere que las juntas sean óptimas, en primer sentido, es dar un breve spoiler a las personas antes de que sea la junta, puede ser mediante un e-mail, o personalmente, aunque es mejor por medio del primer método informativo.

Otro tip es delimitar sí o sí los objetivos a tocar en la junta, ya sea presencial o virtual, esto también puede comunicarse por correo electrónico, pues así se ahorra tiempo tanto dentro de la junta, como afuera. Así se podría reducir el tiempo dentro de la reunión, pues como señala Rob Gross, profesor de liderazgo global en Babson College, y autor del libro Beyond Collaboration Overload, aunque las juntas tengan una duración corta, éstas igual pueden ser una carga cognitiva extrema, además de que pueden llegar a generar cansancio en los sujetos.

Uno de los tips finales para evitar que las juntas sean un infierno es la puntualidad, la capacidad de síntesis, y sobre todo, el instar a las personas que tendrán participación activa en los temas a no dejar de asistir, pues en ocasiones, aunque haya un gran auditorio, si las personas más activas y de más peso respecto a los temas no van, no tendría mucho sentido realizar la junta hasta que estén presentes, aunque esta regla podría eludirse si estas personas importantes o focales envían a algún especialista.

Además se debe elegir bien el horario, pues no todos somos alondras para despertar apenas raya el sol, así es que si es muy temprano la reunión, puede que muchos apaguen su cámara para bostezar un poquito.

Estos puntos pueden, en general, ayudar a las personas a ser más ordenadas, así como ayudar a los jefes a aumentar el rendimiento de sus empleados.

Entonces ya lo sabes, godilector, si es que eres jefe , estos tips te van a favorecer de una manera que el café no podría lograr por sí solo. Todo se trata de habituarnos al orden, puedes realizar una serie de actividades enfocadas en el orden, es decir, realizarlas por algunos días hasta que se vuelva rutinario, en ese momento dejará de pesarte el orden y se volverán buenos amigos. Así se acabarán las juntas eternas, excesivas, y el rendimiento laboral irá en alza.

Fuentes:

 

Michael Page, “¿Sufres de Reunionitis? 10 consejos para que las reuniones sean efectivas”, [Fecha de consulta: 16/12/2021]. En: 

 

Semana, “La «reunionitis» virtual, otra epidemia en las oficinas”, [Fecha de consulta: 16/12/2021]. En: 

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